No legal copy,no case closure！人資主管必看的職場霸凌合法結案7大關鍵

「本公司職場霸凌受理專責單位同仁經過詳細的調查之後，通知當事人申訴不成立，結果申訴人不滿意這個結論，還指控我們的結案程序不合法，請問我們該怎麼做才合法呢？」

一位集團企業人資長凝重地問我。

在企業日常的 人資管理 實務中，最讓HR與高階主管頭痛的，莫過於處理員工之間的衝突與申訴。許多人資主管以為，只要公司依法召開了內部調查委員會，訪談了雙方當事人與證人，最後由委員會做出霸凌不成立的決議，大家就會心悅誠服地接受，這場耗費心力的 職場霸凌調查 就算是功德圓滿、可以存查結案了。

然而，從勞動法律專業的角度來看，這往往是另一個巨大法律風險的開始。

我常在企業人資同仁諮詢時聽到類似的案例：HR在調查結束後，只傳了通訊軟體訊息或口頭對申訴勞工說了一句：「本案經調查不成立。」，簡單寥寥數語，然後就沒有任何後續。

沒有正式公文、沒有理由說明，更沒有告知如果不服結果該如何救濟。這種虎頭蛇尾的處理方式，不僅無法平息員工心中的不滿，反而極易成為引爆 勞資爭議 的導火線。在重視勞工權益的今天，程序正義與實質正義同等重要。

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為了幫助各位主管避開勞檢裁罰與後續訴訟風險，我特別整理出職場霸凌案件結案時，人資必須掌握的7大合規關鍵：

1.口頭告知絕非程序終點，書面通知才合規

很多企業主管習慣以口頭溝通來處理敏感問題，認為這樣最不傷和氣，也能避免留下文字紀錄據，維持和諧氣氛。

但在勞動法遵層面，口頭說明只能算是善意溝通，絕對無法取代雇主的 書面通知義務 。

缺乏書面紀錄，未來一旦面對主管機關檢查或勞動訴訟，公司將面臨無法舉證已盡通知義務的窘境，進而可能被認定程序未完成，墜入被裁罰及造成勞資爭議訴訟的高度風險。

2.嚴格遵守十日法定時限，不可無限期拖延結案

依據 職場霸凌防治準則草案 第15條規定，雇主應於作成評議決定之日起十日內，將結果通知當事人。這是企業在 職業安全衛生 規範下必須履行的法定期限。

人資部門在收到調查委員會的決議報告後，應立即啟動內部行政簽核，確保在十天內將正式通知送達雙方當事人，切勿因內部行政流程冗長而導致程序違法。

3.書面通知內容有三寶，事實、理由與救濟教示

一份合法的結果通知書，絕對不能只寫「本案經調查不成立」。

在勞動法遵實務上，正式的書面通知至少必須說清楚三件事：首先是公司認定了哪些主要事實，其次是依據什麼理由來認定，並作出成立或不成立的決定，最後則是後續有哪些救濟途徑與窗口。

缺乏這些核心要素，縱使有書面通知書，在法律上會被認定為具有重大的程序瑕疵。

4.兼顧理由說明與調查報告秘密性，拿捏資訊公開分寸

許多HR會問，如果要說明理由，是不是要把整份調查報告都寄給當事人？答案是不一定。

撰寫通知書理由時，企業必須同時兼顧 調查報告秘密性 與個資保護。涉及其他證人的陳述、訪談紀錄、第三人敏感個資等內容，應予適當遮蔽。

負責調查的人資同仁需要展現 勞動法遵 專業，將委員會的論理核心精煉成摘要，在兼顧個資保護及秘密性的法律義務前提下，讓當事人明白不成立的原因，又要履行法定的保密義務。

5.必須明確記載申復方法與期限，以利當事人合法啟動救濟

當申訴人收到不成立或被申訴人收到成立的結果通知時，心中必然會有所不服。合規的通知書必須主動告知 申復程序 。

例如通知書內應清楚載明：當事人如對本結果不服，得於收到本通知之得於收到書面通知翌日起

三十日內，以書面具明理由，向雇主提

出申復，並以一次為限。

如果未依法載明救濟方法與期限，在法律效果上，勞工的申復期限可能將會被無限拉長，申訴案件評議結果長期處於不確定，這對公司的 法律風險控管 極為不利。

6.建立內部終結檢核清單，出文前逐項勾選確保安全

為了確保萬無一失，我建議人資團隊在發出任何職場霸凌結果通知書之前，務必進行自我檢查。這份檢核清單應包含四個核心項目：第一，是否明確寫出成立或不成立的決定主文；第二，是否說明主要事實及理由；第三，是否記載後續處理方式；第四，是否載明救濟方法與期限。

唯有四項皆備，勞動法遵程序才算完備。

7.落實積極雇主責任，進行結案後的組織修復

調查結果出爐，縱使申訴不成立，並不代表職場內部就此風平浪靜。

員工之間既然引發職場霸凌申訴爭議，表示彼此的信任關係與職場秩序已然破裂。此時企業應落實 雇主責任 ，不能放任雙方在同一個空間繼續摩擦。人資應評估是否進行工作場所的適當調整、工作流程調整及職務隔絕，並提供員工協助方案進行心理輔導。調查結束，往往才是職場關係重建的開始。

（陳業鑫律師小叮嚀）

我一再強調職場霸凌調查處理的企業內準司法權性格，在這個焦點上展露無遺。

許多人資夥伴在處理職場霸凌時，往往把所有心力都放在高度法律專業且高壓的調查與訪談過程中，卻忽略了最後一哩路的法遵程序。

我想提醒大家：調查結果可以不成立，但程序絕對不能只剩一句「沒有成立」。

精準的文書作業、完備的理由說明與嚴格的時程控管，是保護企業免受主管機關裁罰、維持勞資和諧的防彈衣。

身為人資主管的你，現在不妨回頭翻開公司過去結案的檔案，貴公司尚未依法修正格式的認定結果通知書，真的經得起未來主管機關與法院勞動法庭的嚴格檢驗嗎？